Gestión del tiempo: definición, técnicas y aprendizaje

No es en absoluto necesario poseer una máquina del tiempo para administrar correctamente tu tiempo, pero vale la pena conocer las reglas para la distribución de fuerzas por segundos. Especialmente para aquellos para quienes las palabras "el tiempo es dinero" no son una frase vacía, sino un lema de vida. Si usted es uno de ellos, entonces es vital que domine al menos las habilidades básicas de administración del tiempo.

La gestión del tiempo traducida literalmente del inglés es "gestión del tiempo". Esto no significa que, habiendo dominado tal arte, podrá moverse al pasado o al futuro. La función principal de la administración del tiempo es hacer que cada minuto de su vida sea efectivo. Y no se trata solo de trabajo, es un sistema completo que suma los muchos elementos de nuestra vida. En términos simples, la administración del tiempo determina nuestro horario para el día, la semana, el mes o incluso el año.

No piense que esta definición y concepto se usa solo en los negocios. Las amas de casa tampoco suelen tener tiempo suficiente para completar todas las tareas del hogar. Y a menudo esto no sucede en absoluto porque no tienen suficiente fuerza, simplemente no asignan correctamente el tiempo y el esfuerzo.

En primer lugar, la gestión del tiempo se utiliza para aumentar la eficiencia personal de cada empleado individual en su lugar de trabajo y, como resultado, para aumentar la productividad de toda la organización, ya sea una planta de máquinas herramienta de alta tecnología o un salón de belleza. Para elegir el tipo correcto de gestión del tiempo que utilizará tal o cual individuo, primero debe estudiar no solo sus metas y objetivos personales, sino también sus cualidades personales, el cuadro de metas e incluso los biorritmos.

Si calcula correctamente todos los recursos humanos, entonces cualquiera, incluso el especialista más ocupado y solicitado, siempre tendrá suficiente tiempo tanto para trabajar como para descansar.

Los principios básicos del trabajo de administración del tiempo son distribuir adecuadamente la carga sobre usted y el tiempo. Es necesario resaltar las tareas principales y deshacerse de los "devoradores de tiempo". Entre sus absorbentes se encuentran la comunicación en Internet o en la oficina que no significa nada para ti, ver noticias innecesarias o mailings publicitarios que llegan a tu correo o en forma de SMS, numerosas pausas para fumar o meriendas, etc.

Antes de programar correctamente su horario, debe establecer prioridades. El autor de uno de los métodos más famosos y efectivos para esto es el 34º presidente de los Estados Unidos de América, Dwight D. Eisenhower. La conclusión es la siguiente. Divida todas las actividades planificadas en 4 partes:

• urgente e importante;
• urgente pero no importante;
• importante pero no urgente;
• no urgente y sin importancia.

Primero, separemos el trigo de la paja y seleccionemos lo que realmente necesitamos. ¿Realmente necesitas ir a la tienda mañana con una amiga para ayudarla a elegir un regalo de cumpleaños para su mamá? ¿Quizás ella pueda hacer frente con calma a esta misión por su cuenta? Dedicarás este tiempo a algo que realmente valga la pena. A recuerde cuántas horas pasó en conversaciones sin sentido con el mismo amigo en el teléfono, y ahora imagine cuánto podría haber hecho durante este tiempo.

¿Cuántas horas al día pasas mirando fotos de personas que conoces en las redes sociales? Pero este no es solo su valioso tiempo, sino también emociones que pueden usarse de manera mucho más efectiva. Lo mismo se aplica a "sentarse" a jugar juegos de solitario y otros entretenimientos "emocionantes".

Es imposible captar la inmensidad y para no deprimirse por el hecho de que siempre no está haciendo nada, no suba el listón inicialmente. Incluya en el plan exactamente todo lo que sea realista de implementar y siempre deje un poco de tiempo en reserva., para que cuando se enfrenten a obstáculos inesperados o problemas urgentes, tenga tiempo para hacer frente a ambos.

Antes de embarcarse en una tarea en particular, decida el objetivo que persigue. ¿Por qué necesita limpiar su escritorio por quinta vez en una semana? ¿Eres partidario de la limpieza perfecta? ¿Es esto cierto o simplemente quiere distraerse de los negocios con un paño húmedo? ¿Por qué fue a servir té por décima vez en un día, realmente quería beberlo o se distrajo de sus tareas principales?

Otro matiz que hay que tener en cuenta para alcanzar el objetivo a tiempo es no sobreestimarlo. Comprenda por qué está asumiendo un gran proyecto. ¿Qué quiere lograr? Dinero, fama, honor de sus colegas o promoción. Solo al comprender cuál es el verdadero objetivo, puede motivarse por completo y estar ocupado con el trabajo sin distraerse con cosas extrañas.

Utilice cada victoria como combustible para su viaje futuro. Date "calificaciones" o cuelga "medallas". Si cerraste un proyecto a tiempo o lo hiciste antes, no tomes el siguiente de inmediato, disfruta del momento de “terminar”, recuerda estos sentimientos y solo entonces sigue adelante. Recuerde recompensarse por un trabajo bien hecho.

No te agarres a todo. No tienes diez manos y solo tienes una cabeza. Abordando varias cosas a la vez, corres el riesgo de no completar alguna de ellas, al menos no podrás hacerlo cualitativamente. Es como aprender un poema y resolver un problema de física al mismo tiempo. Eso, ves, no es realista. Lo mismo ocurre en el trabajo.

Y aquí en el hogar, para ahorrar tiempo y esfuerzo, se pueden combinar algunas cosas. Después de todo, mientras las papas hierven o los huevos para ensaladas se enfrían, es muy posible limpiar el polvo del alféizar de la ventana o aspirar el piso de la cocina, por ejemplo.

No dejes que tu negocio siga su curso. Haz un plan de trabajo diario. Idealmente, esto debería hacerse la noche anterior. Al programar el día siguiente, no olvide que puede surgir una situación de fuerza mayor en cualquier momento. Deberá llevar a su mamá al hospital o recoger a su hijo de la escuela temprano. Permítase siempre tiempo para estas "contingencias". Si no lo necesita para estas necesidades, gástelo en actividades adicionales.

Otro punto importante. Asegúrese de tomarse un tiempo para descansar. Los descansos son fundamentales. Las pausas para ejercicios fáciles, la hora del almuerzo e incluso una llamada al niño también deben incluirse en su horario.

Además, debes redactarlo, teniendo en cuenta sus propios biorritmos... Si le gusta la mañana, establezca las tareas más difíciles al comienzo del día y deje la segunda mitad para las actividades que requieran el menor esfuerzo físico, mental y moral. Si usted es un "búho" y su cabeza comienza a trabajar solo más cerca de la hora del almuerzo, entonces por la mañana haga las tareas más simples, tome decisiones importantes cuando su cuerpo esté lleno de energía vital.

La palabra "inversión" generalmente significa inversiones financieras. ¿Invertirá en algo que nunca le generará ingresos? Nadie le dará un rublo a la planta, que fue destruida ayer, porque es una inversión muerta. Lo mismo pasa con el tiempo. Deja de ponerlo donde vuela como una pipa. Otro programa de entrevistas con un tema intrigante ha comenzado en la televisión, apague la pantalla con urgencia. Pregúntese por qué necesita esta información. ¿Solo? Entonces, ¿por qué perder su valioso tiempo en esto?

¿Una amiga llamó y una vez más empezó a hablar de su idiota marido? Termine la conversación rápidamente y recomiende a su amigo que se comunique con un psicólogo o se registre en un sitio de citas.

Si sigue todas las reglas anteriores y aún no tiene suficiente tiempo, pruebe una de las técnicas que han sido desarrolladas en varias ocasiones tanto por especialistas en administración del tiempo como por personas "aleatorias". Uno de los métodos más extendidos en todo el mundo es la técnica del “Tomate”. Fue inventado por un estudiante italiano corriente que nunca tuvo tiempo de prepararse para los exámenes.

Un día decidió tomar el control de sí mismo y de su tiempo. Para hacer esto, utilicé la herramienta de cocina más común: un temporizador en forma de tomate (de ahí el nombre de una tecnología simple). Puso en marcha el cronómetro durante 25 minutos y durante este tiempo se dedicó únicamente a sus estudios. Imagínese su sorpresa, porque literalmente inmediatamente tuvo tiempo suficiente para prepararse. Intenta hacer lo mismo.

Inicie un temporizador (despertador) por un tiempo específico, durante el cual solo realice una tarea específica. Ni una llamada telefónica, ni una notificación de una nueva carta por correo electrónico, ni nada más debe distraerlo de esta tarea. Muy pronto sentirás que avanzas hacia tu objetivo mucho más rápido que antes.

Siéntase como un quesero que utiliza otro método popular de gestión del tiempo llamado Swiss Cheese. Se utiliza en el caso de que no puedan comenzar a implementar un gran proyecto de ninguna manera. En este caso, se propone presentar este mismo proyecto en forma de un trozo cuadrado de queso y empezar a hacer queso suizo con muchos agujeros grandes. Cada hoyo es una tarea específica que debe completarse para obtener el resultado final.

Si no sabe por dónde empezar, pruebe con el primer "agujero" que se encuentre al azar. Haga un esfuerzo mínimo y luego todo irá como un reloj. La única condición es que no abandone lo que comenzó. Deje que lo hecho parezca ser una parte muy pequeña de lo que se concibió, pero proceda a cualquier etapa, solo habiendo determinado con precisión que lo afrontará "de una sola vez". De lo contrario, en lugar de muchos agujeros en su queso, obtendrá un agujero grande, similar a un abismo, en el que caerán tanto el tiempo como la energía.

Siga estrictamente la regla de la fecha límite. El término nos llegó de América. Traducido literalmente, significa "línea muerta". Se cree que inicialmente este era el nombre de la línea en la prisión, cruce donde el preso fue inmediatamente asesinado. En lugares no tan remotos, estos métodos no se han utilizado durante mucho tiempo, pero en el entorno empresarial se ha generalizado mucho. En el mundo moderno, una fecha límite es una línea en el tiempo y el espacio que no se puede cruzar de ninguna manera.

Esta tecnología es especialmente popular entre quienes trabajan de forma remota. No hay nadie que se adapte a ellos, por lo que debe establecer un marco para usted. También se usa a menudo para personas en profesiones creativas: periodistas o creadores de publicidad. Sin embargo, la fecha límite también tiene una etapa intermedia: la línea roja (traducida como "línea roja"). Este es el período en el que debe entregar el trabajo preliminar; el tiempo restante es necesario para corregir errores, revisiones y enmiendas que el cliente puede realizar.

A veces simplemente no podemos ponernos manos a la obra solo porque nos parece abrumador, como un elefante. Para que le resulte más fácil, divida el volumen grande en trozos pequeños. Empieza pequeño.

Por ejemplo, necesita hacer una limpieza general de una casa de campo o renovarla. Ambos suenan amenazantes. ¿Y si divide el proceso en pequeños pasos? Haga una mesa donde la reparación estará en la parte superior (limpieza general), y luego los subelementos: ventanas, puertas, pisos, muebles, etc. De acuerdo, de esta manera el trabajo ya no parece demasiado difícil. Por lo tanto, no hagas un elefante con una mosca.

Método divino "Kairos". Los antiguos griegos consideraban a Kairos como el dios de un momento feliz. Los expertos en gestión del tiempo han decidido que una persona moderna está de camino con él. La esencia del método se reduce a no perder un tiempo separado en lo que se puede combinar con otros casos. Por ejemplo, necesitas comprar un regalo para tu mamá el 8 de marzo. Decida dónde quiere hacerlo y vea si tiene otros negocios en esta área de la ciudad en el corto plazo.

Es posible que pueda combinar 3 o 4 goles a la vez en un solo lugar (ir al banco para reponer su cuenta, comprar una novedad, etc.). Lo mismo ocurre con las reuniones de negocios. Antes de pasar a las negociaciones, formule todas las preguntas y sugerencias que haya acumulado para el interlocutor. Es posible que una llamada telefónica o una reunión a la hora de comer sea suficiente para solucionarlos. Y no te olvides de ver si tienes otras cosas que hacer donde vayas.

Puedes probar todos los consejos que te hemos dado en este artículo, pero primero debes seguir los ejercicios más simples. Por ejemplo, establezca como regla no reorganizar la alarma una vez que suene. En 5 o incluso 10 minutos no podrás dormir, pero es posible que llegues tarde al trabajo, después de lo cual experimentarás falta de tiempo a lo largo del día y difícilmente podrás hacer todo.

En general, no existen secretos especiales sobre cómo ahorrar tiempo. Aquí hay algunas recomendaciones más.

• Utilice las habilidades de sus colegas o familiares. Comparta su trabajo con ellos: delegue autoridad. El investigador junior sin duda estará encantado de ayudarle, y el marido (hijo, hija) se encargará de las tareas básicas del hogar, como sacar la basura o comprar pan.
• Si decide hacer de la gestión del tiempo un estilo de vida, Es mejor recibir una formación en un seminario especial o invitar a un especialista en este campo a la empresa para optimizar el flujo de trabajo.

Como beneficio adicional por leer este artículo, aquí tienes otro truco de vida para ti. Al menos una vez al mes, y preferiblemente semanalmente, organízate un "día limpio", que debes pasar sin teléfono, comunicándote por correo electrónico o en mensajería instantánea. Esta es una hazaña laboral con breves descansos para un descanso, durante el cual tienes que "limpiar" todos los casos, si de repente no tuviste suficiente tiempo para algo dentro de una semana (mes).