Consejos para escribir un currículum de secretaria

El secretario de empresa asume la tarea de organizar las actividades del colectivo laboral y, en particular, el titular de la empresa. Este es un asistente del director de la empresa, por lo que existen requisitos bastante estrictos para los candidatos para esta vacante. Detengámonos con más detalle en las cuestiones de la elaboración de un currículum exitoso para un puesto de secretaria.

El trabajo de cualquier secretaria requiere la habilidad de cambiar rápidamente de un tipo de actividad laboral a otra. Esta persona realiza una variedad de tareas, pero todas ellas tienen como objetivo ayudar al primer ejecutivo de la empresa en su trabajo, así como ahorrar su tiempo laboral y personal. Tradicionalmente, las funciones laborales de este especialista incluyen trabajo de oficina, trabajo con teléfono, mini central telefónica automática y equipo de oficina, redistribución de llamadas, así como la organización de reuniones, viajes de negocios y algún otro trabajo.

• Recepcionista se encarga de la recepción inicial de clientes y visitantes, la comunicación por teléfono, recepción de faxes, así como el servicio de soporte de las gestiones del jefe.
• Las responsabilidades laborales del administrador incluye la organización de la interacción más efectiva de los empleados de la empresa, manteniendo el orden en el espacio de oficina, dando servicio al equipo de oficina, proporcionando a la oficina de la empresa todos los artículos de papelería y artículos para el hogar necesarios.
• Las tareas de un subdirector personal son ligeramente diferentes. Este especialista siempre está al tanto de los próximos eventos.Sobre sus hombros recae sobre sus hombros la programación de las reuniones de trabajo del jefe, el cumplimiento de sus asignaciones personales y muchas otras tareas, que suelen negociarse en cada caso de forma individualizada.
• Escribano generalmente adjunto a un juez: este empleado participa en las sesiones del tribunal y realiza todo el trabajo documental necesario. El secretario judicial se dedica a archivar documentos, transferir materiales a la oficina, llevar las actas de la sesión del tribunal y enviar citaciones. Los requisitos para este puesto son muy altos: el empleado debe tener una educación jurídica superior y experiencia profesional de al menos 2 años.
• Secretaria de prensa supervisa los temas de presentación de la marca, interactúa con los medios, recopila una selección de noticias relevantes. El asistente personal acepta toda la correspondencia, prepara todos los documentos comerciales para la primera persona de la empresa, recopila información de una forma u otra relacionada con la toma de decisiones importantes y también lleva a cabo órdenes únicas del jefe.

Cualquier currículum consta de varios bloques. A continuación se presentan recomendaciones sobre qué indicar en cada uno de ellos para el futuro secretario.

En una versión extendida, la lista de tareas laborales de cualquier secretaria es la siguiente:

• recepción de cartas y solicitudes entrantes, su redistribución, transferencia a las personas responsables;
• aceptación de documentación para la firma del jefe;
• contestar llamadas telefónicas entrantes y reenviarlas;
• organización de negociaciones comerciales para el jefe;
• preparación de apelaciones, cartas y otros documentos a solicitud del jefe;
• preparación de reuniones y reuniones de trabajo, recolectando los materiales necesarios, notificando a todos los participantes del evento sobre el lugar y hora de su realización, finalizando las actas de las reuniones;
• prestación de servicios para la organización de una reunión de los invitados principales;
• control sobre la ejecución de las órdenes de la administración por parte de los empleados de la empresa;
• proporcionar a la administración de la empresa los suministros de oficina, equipos de oficina y otros medios necesarios para el trabajo, contribuyendo al buen trabajo del personal;
• recepción de visitantes;
• mantener el archivo de la empresa;
• organización de viajes de negocios para la primera persona de la empresa: compra de boletos, así como reserva de habitaciones de hotel;
• ejecución de otras órdenes.

Un candidato exitoso para el puesto de secretaria debe tener las siguientes habilidades, que se pueden indicar en el currículum:

• trabajo de oficina;
• realizar conversaciones telefónicas;
• encuentro y consultoría inicial de clientes;
• mantener la vida de la oficina;
• procesamiento de correspondencia;
• organización de eventos y reuniones de negocios;
• gestión del tiempo de la cabeza;
• conocimiento de equipos de oficina y programas de PC de oficina.

Qué habilidades son prioritarias depende del campo de actividad de la empresa... Por ejemplo, si necesita una secretaria para un centro médico, difícilmente necesitará un conocimiento profundo del trabajo de oficina y el flujo de trabajo, es poco probable que necesite la capacidad de redactar documentos para obtener una visa. Esta posición requiere la capacidad de comunicarse con los clientes, el conocimiento de los conceptos básicos de la ciencia médica, la capacidad de comunicarse por teléfono en grandes volúmenes.

Los logros profesionales son importantes para cualquier empleador, entre los más significativos suelen encontrarse los siguientes puntos:

• optimización del flujo de documentos de la empresa;
• crear un clima de trabajo óptimo en la oficina;
• organización de un sistema de interacción entre departamentos;
• Apoyo en viajes;
• coordinando las actividades de mensajería y servicios de limpieza.

Un secretario competente debe tener cualidades tan importantes como:

• apertura a la comunicación;
• responsabilidad y enfoque en los resultados;
• posición de vida activa;
• capacidad para realizar tareas en un entorno multitarea;
• la capacidad de cambiar rápidamente de una actividad a otra;
• falta de malos hábitos;
• tolerancia al estrés;
• exactitud y escrupulosidad;
• el deseo de acabar con lo iniciado;
• decencia;
• la capacidad de trabajar con información personal;
• Correcto lenguaje oral y escrito;
• buen conocimiento de la etiqueta empresarial;
• la capacidad de actuar en equipo.

Si ya ha trabajado como secretaria, no le resultará difícil describir su experiencia laboral. Será mucho más difícil para aquellos aspirantes que busquen trabajo en esta especialidad por primera vez. Sin embargo, la falta de experiencia no es una razón para estar molesto, siempre puede resaltar las habilidades clave que posee.

Por ejemplo, puede especificar:

• fluidez en inglés y español;
• posesión de todos los programas básicos de oficina;
• conocimiento de equipo de oficina;
• Escritura táctil con 10 dedos (300 caracteres por minuto).

Para calificar para el puesto de subsecretario en una empresa de renombre, es necesario tener una educación superior. Sin embargo, el desempeño eficaz de las funciones a menudo requiere cursos y capacitaciones adicionales en trabajo de oficina, archivo, así como capacitación para trabajar con equipos de oficina... En las oficinas más pequeñas, las secretarias a menudo desempeñan las funciones de un abogado asociado o llevan registros contables. En este caso, respectivamente, necesitará una educación jurídica o económica.

Detengámonos un poco más en lo que no es necesario indicar en el currículum.

• Pasatiempos y aficiones... No es necesario describir en detalle cómo le gusta cultivar flores / tejer / bordar en caso de que su actividad futura no tenga nada que ver con esto.
• Toda la experiencia laboral disponible. Muchas personas comienzan su carrera en puestos como vendedor, conserje o limpiador. Si ha estado trabajando durante más de 10 años, será suficiente para permanecer en 2-3 lugares en una especialidad similar.
• La secretaria debe tener una apariencia agradable, por lo que es recomendable adjuntar una foto al currículum. Sin embargo, aquí no se permiten matices sexuales; limítese a una estricta foto de identificación. Las imágenes en traje de baño o en un restaurante pueden reproducirse incorrectamente.

Una carta de presentación es opcional, pero de todos modos causará una buena impresión en un posible empleador. No vale la pena repetir en él todo lo que está escrito en el propio currículum. Aquí debe indicar su interés en la vacante y enfatizar brevemente la presencia de habilidades y competencias básicaspara ayudarle a cumplir con sus deberes profesionales.

Al final de la carta, agradezco su interés y exprese su sincera esperanza de recibir una respuesta.

En conclusión, presentamos una plantilla de currículum ya preparada para el puesto de secretaria.

Ivanova Olga Ivanovna

etc.: 10.01.1985

Lugar de residencia: Rostov

multitud. teléfono: +7 (***) **-**-***

Email: ***@***. **

objetivo: el puesto del secretario personal del jefe

Educación

Instituto Económico de Rostov

Facultad socioeconómica

BC "Educación profesional", seminario "Fundamentos de asuntos de secretaría"

experiencia laboral

01.2013 - actualidad JSC "Trading House"

puesto: secretaria

responsabilidades:

• planificar el horario de trabajo del director;
• trabajo de oficina;
• manteniendo la vida ininterrumpida de la oficina.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

puesto: recepcionista

responsabilidades:

• recepción y redistribución de llamadas telefónicas;
• trabajar con correspondencia;
• conocer visitantes;
• consultoría inicial de clientes.

Habilidades:

• experiencia en trabajos de oficina;
• conocimiento de programas informáticos de oficina;
• habla gramaticalmente correcta;
• Conocimiento del equipo de oficina.