Gerente de oficina: ¿quién es y qué hace?

En los negocios modernos, ninguna empresa con oficina puede prescindir del trabajo de un gerente de oficina. Este puesto implica administrar y gestionar el flujo de trabajo de oficina de una organización.

Básicamente, un gerente de oficina es ese vínculo informativo y protagonista donde convergen y se resuelven todos los momentos laborales de la empresa. Interactúa entre el jefe y los subordinados, informa a los empleados ordinarios sobre los documentos firmados por el jefe, interactúa con los clientes de la empresa, supervisa la correspondencia, supervisa el desempeño de la empresa y proporciona oficina a la oficina, lleva a cabo instrucciones directas del director y sus suplentes. .

El gerente de oficina es un empleado que proporciona a toda la oficina un flujo de trabajo completo. La descripción de la profesión le ayudará a comprender mejor la esencia del trabajo.

Según el clasificador de profesiones manuales y puestos de empleados, la profesión de gerente de oficina y sus funciones difieren significativamente de la profesión de secretaria. Un gerente de oficina es, ante todo, un organizador del espacio de oficina de la empresa, un gerente y un administrador en una sola persona. La profesión de secretario implica su subordinación a una persona determinada (director, subdirectores, altos directivos) y la conducción únicamente de sus asuntos.

El gerente de la oficina controla todo el trabajo actual de la oficina, principalmente el papeleo. Monitores ininterrumpidos trabajo de equipo de oficina, proporciona a los empleados de la empresa papelería, en el tiempo llama la atención de los empleados sobre las órdenes, órdenes y anuncios en la oficina, emitidos por el jefe, acepta llamadas telefónicas entrantes, si es necesario, lleva un calendario de reuniones y viajes del director. En este caso, la vacante se denomina "gerente de oficina con funciones de secretaría".

Dado que el trabajo de un gerente de oficina incluye acciones organizativas, informativas y administrativas, sus responsabilidades laborales incluyen ciertas tareas funcionales. Aquí es precisamente donde radica el empleo y la esencia de la actividad del director de oficina, que debe:

• preparar el trabajo de oficina para una nueva jornada laboral: verificar el funcionamiento de teléfonos, computadoras y equipos de oficina, la disponibilidad de consumibles (papel, cartuchos de impresora recargados);
• controlar, mantener la limpieza en las instalaciones de la oficina, cumplimiento de las normas sanitarias (iluminación completa, ventilación, condiciones de temperatura en las instalaciones), verifique el funcionamiento de los sistemas divididos;
• adquirir oportunamente material de oficina y proporcionarles trabajadores de oficina a tiempo;
• pedir agua potable, detergentes, papel higiénico, servilletas;
• controlar el flujo de documentos actual: preparar los documentos necesarios, informes, materiales de trabajo necesarios para el trabajo completo de la oficina, resolver otros momentos y tareas de trabajo;
• supervisar el trabajo del conductor y del mensajero a diario;
• según las instrucciones del jefe, el gerente de la oficina es responsable de la distribución de funciones entre los empleados, establece tareas para ellos, les llama la atención sobre la información de trabajo necesaria, determina el nivel de su responsabilidad, analiza la efectividad del resultado;
• calcular y estimar los costos financieros mensuales para el mantenimiento de la oficina, monitorear su implementación;
• mantener una hoja de tiempo, la cantidad de días y horas trabajadas por cada empleado dentro de un mes calendario, transferir oportunamente la hoja de horas al departamento de contabilidad para la nómina;
• vigilar el cumplimiento de la disciplina laboral: sobre el hecho de llegar tarde, salida anticipada del trabajo, absentismo de los empleados, notificar a la dirección de la empresa, llevar un registro de infracciones y no observancia del código de vestimenta;
• organizar reuniones, registrarse y ayudar a los visitantes a resolver sus dudas.

Las principales competencias de un gerente de oficina incluyen la preparación y conducción de negociaciones, reuniones, reuniones:

• debe realizar la preparación de todos los materiales necesarios, asegurar la asistencia de todas las personas interesadas a los eventos, llevar el acta de la reunión;
• mantener correspondencia con clientes y socios de la firma, enviar materiales;
• trabajar con correspondencia de oficina entrante y saliente, regístrelo, participe en el envío;
• proporcionar asistencia y asistencia a los empleados en la resolución de conflictos y situaciones controvertidas;
• coordinar el trabajo de oficina al final de la jornada laboral, verifique los equipos de oficina, iluminación, sistemas split, acondicionadores de aire para su desconexión de la fuente de alimentación;
• en algunos casos, el gerente de la oficina es responsable de encontrar y contratar nuevos empleados (coloca información sobre las vacantes necesarias en sitios especiales, revisa el currículum, preselecciona a los solicitantes, realiza una entrevista);
• informa a los clientes potenciales por escrito o por teléfono sobre el costo de bienes y servicios de acuerdo con la lista de precios;
• asesora sobre la ubicación de los departamentos de la empresa, sus funciones;
• mantiene una base de clientes empresas;
• realiza las tareas de mantenimiento del sitio, colocar anuncios sobre bienes y servicios, encargar souvenirs, imprimir, distribuir material informativo.

Para convertirse en gerente de oficina, un candidato debe tener las habilidades clave necesarias para realizar el trabajo, así como ciertas cualidades personales y profesionales.

Las cualidades personales de una persona son los componentes biológicos y sociales que conforman su personalidad. Componentes biologicos una persona recibe de la naturaleza, sus padres y antepasados ​​en forma de cierto conjunto de genes. Componente social - este es el entorno social en el que una persona creció y se crió.

Ambos componentes dan forma al carácter y la personalidad, dotando al individuo de ciertas cualidades, tanto buenas como negativas. Al reunir todos los rasgos de personalidad de una persona, puede obtener un retrato psicológico objetivo y confiable.

Los rasgos de personalidad positivos incluyen rasgos de carácter tales como:

• honestidad;
• perseverancia en la consecución del objetivo fijado;
• atención;
• autodisciplina;
• responsabilidad y organización;
• trabajo duro, perseverancia;
• nobleza interior;
• objetividad;
• sociabilidad, cortesía, actitud amistosa hacia las personas;
• compostura, dedicación, atención, puntualidad;
• libre de conflictos, capacidad para resolver disputas entre empleados, optimismo y positividad en todo;
• rapidez, ingenio rápido, amabilidad;
• actividad, ambición.

Detrás de cada uno de estos rasgos de personalidad está la educación psicológica y emocional de una persona, su herencia, el entorno social en el que creció.

Los rasgos de personalidad negativos incluyen:

• falta de reunión, falta de atención;
• perspectiva depresiva de la vida, falta de optimismo;
• incapacidad para recopilar pensamientos a tiempo y resolver constantemente las tareas asignadas;
• carácter agresivo;
• una tendencia al chisme y la intriga.

Las cualidades comerciales de una persona son su capacidad para realizar determinadas tareas y funciones laborales.

Por las cualidades comerciales, se puede juzgar qué tan eficientemente el solicitante podrá organizar su proceso de trabajo, qué tan bien realizará las tareas laborales que se le asignan. Para administrar con éxito una oficina, un solicitante debe tener, además de conocimientos y habilidades, ciertas cualidades comerciales, que incluyen:

• educación, nivel de habilidad;
• experiencia laboral;
• aprendizaje rápido, adaptación a nuevas condiciones;
• exigencia hacia uno mismo y los demás;
• la capacidad de trabajar en un entorno multitarea, resolver simultáneamente varios problemas a la vez;
• pensamiento analítico, la capacidad de pensar con flexibilidad y fuera de la caja, sacar conclusiones correctas, generalizar;
• visión para los negocios;
• habilidades de liderazgo;
• disposición a trabajar horas extraordinarias;
• habilidades de oratoria, diplomacia y persuasión;
• Habilidades de comunicación empresarial.

Las cualidades profesionales de una persona son una combinación de cualidades personales y empresariales, además de todas las habilidades que ha adquirido a lo largo de su carrera. En sus actividades profesionales, un gerente de oficina debe:

• tener cierto conocimiento, habilidades y habilidades en el campo gestión de oficinas;
• profesionalmente aplicar sus conocimientos y habilidades en la práctica;
• ser capaz de trabajar con documentos, conocer los principios de la organización del flujo de documentos, las reglas para crear un archivo;
• ser un usuario de computadora seguro y otro equipo de oficina;
• conocer a fondo el proceso de flujo de trabajo, trabajar con correo entrante y saliente, conocer las reglas para registrarlo, llevar las resoluciones del gerente a las divisiones estructurales a tiempo, monitorear los plazos para la ejecución de documentos firmados por los empleados de la empresa, enviar correspondencia saliente por correo o mensajería;
• tener habilidades de gestión administrativa;
• poder escribir rápidamente, conocer los principios y reglas para la redacción de ciertos documentos (órdenes, órdenes, instrucciones, decretos);
• disponer rápidamente de conocimientos útiles (contactos de servicios de emergencia, electricista, plomería, servicio de entrega de almuerzos);
• saber idiomas extranjeros (no siempre), aunque en algunas empresas el conocimiento de una determinada lengua extranjera es la principal condición para un candidato, y en este caso el director de la oficina debe hablar, leer y escribir con fluidez en una lengua extranjera;
• ser capaz de hablar y escribir de manera competente, exprese sus pensamientos en un buen lenguaje literario;
• propio habilidades de etiqueta empresarial.

Ni una sola institución de educación superior enseña la profesión de administrador de oficina. Puede realizar una formación y recibir un diploma o un certificado de formación profesional en centros de formación presupuestarios o privados, colegios.

En las grandes empresas, por regla general, quieren ver a un especialista en este puesto solo con una educación superior, las pequeñas empresas pueden contratar a un empleado con educación secundaria o secundaria especializada para este puesto.

Lo principal a lo que presta atención cualquier empleador es experiencia laboral en este puesto, nivel de habilidades informáticas, conocimiento del equipo de oficina y capacidad para trabajar en él, conocimiento de los conceptos básicos del trabajo de oficina y el archivo, Conocimiento de lenguas extranjeras.

Para redactar correctamente un currículum y obtener el puesto codiciado, necesita en detalle, pero declare honestamente toda la información sobre usted: cualidades personales, profesionales, empresariales, experiencia laboral en puesto similar, nivel de estudios.

El nivel de los salarios esperados dejará claro al empleador qué puede ofrecer y qué está solicitando el candidato.

No brinde información falsa sobre experiencia laboral, educación - todo esto se puede verificar fácilmente, en este caso la vacante para el solicitante no estará disponible, simplemente será rechazada.

Tener una foto es un momento positivo para un candidato, el empleador debe saber de quién es el currículum que se está considerando. El gerente de la oficina es la cara de la empresa y el empleador no es indiferente a quién la representará.

Asegúrese de indicar su nivel de educación, a menudo el empleador para este puesto. acepta un especialista con una formación económica, jurídica, psicológica o filológica superior.

Esta información será útil para el empleador.

Al redactar su currículum, cúmplase con su estructura:

• informacion personal - nombre, edad, contactos;
• personal - la sección se considera opcional, pero es mejor completarla;
• habilidades y habilidades básicas - indique qué programas de oficina posee, enumere todos los cursos de actualización, seminarios, capacitaciones y otras capacitaciones adicionales que haya completado;
• experiencia laboral - enumere todas sus prácticas, pasantías, proyectos completados, programas de voluntariado, en orden cronológico, indique las empresas en las que trabajó antes, la educación y las capacitaciones (refleje todos los programas educativos y las direcciones de las que se graduó);
• recomendaciones - en esta sección, indique los nombres y contactos de las personas que pueden recomendarle a un nuevo empleador y dar una retroalimentación positiva sobre usted.

Si un solicitante sin experiencia laboral está solicitando el puesto de gerente de oficina, entonces sería mejor no incluir esta sección en el currículum. No es necesario mostrarle al empleador la falta de conocimientos y habilidades. En este caso, es mejor describir sus cualidades personales y comerciales, qué tipo de educación tiene básica y adicional (seminarios, capacitaciones).

Como experiencia laboral, se puede indicar práctica industrial, prácticas pre-diploma, habilidades en la organización de eventos específicos, participación en olimpíadas, conferencias, concursos y todo tipo de pruebas. Si tiene logros y éxitos directamente relacionados con trabajos futuros, asegúrese de incluir esta información en su currículum.