¿Quién es un subsecretario y qué hace?

El puesto de secretaria ha sido durante mucho tiempo el más codiciado por muchas mujeres. Anteriormente, como regla general, no se requería prácticamente nada de dicho empleado, excepto una apariencia atractiva. Sin embargo, ahora todo ha cambiado, a veces dicho empleado es una parte importante del equipo y debe estar preparado para realizar muchas funciones. Como resultado, a menudo está muy ocupado con el trabajo. Lea sobre cuáles son estas responsabilidades, qué requisitos deben cumplirse para recibir una oferta de trabajo, lea este artículo.

La profesión de secretario se remonta a la época de la Antigua Roma. Los "secretarios" eran los confidentes de los emperadores, hombres con gran influencia política. Esta profesión recibió su nuevo comienzo durante la Primera Guerra Mundial, pero ya significaba realizar funciones completamente diferentes. Hasta ahora, sólo han sobrevivido ecos del significado original de "secretario" en la forma de cargos como secretario general y secretario de estado.

Hoy en día, la profesión de secretaria-asistente requiere la realización de trabajos relacionados con documentos, la organización del trabajo de oficina, la gestión de equipos de oficina y otras funciones. Las habilidades de comunicación y la atención se consideran habilidades importantes para una secretaria asistente. El prefijo "referente" significa que el empleado se comunicará con el jefe sobre diversos asuntos laborales. Es obvio que la competencia entre quienes desean ocupar este puesto es alta, especialmente en las grandes firmas o empresas. Los detalles de las habilidades que debe poseer un secretario a veces pueden depender del campo de actividad de la empresa.En pocas palabras, en una empresa de marketing de tecnología, el secretario deberá conocer las complejidades de las negociaciones comerciales. Sin embargo, esto no es en absoluto necesario, para cada empresa todo es individual.

Las grandes empresas de contratación argumentan que este puesto, junto con el puesto de conductor y otros trabajos similares, implica una gran cantidad de horas extraordinarias. Las personas en estos puestos se ven obligadas a adaptarse al horario de sus superiores y estar preparadas para trabajar casi las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Hoy en día están ganando popularidad las “secretarias virtuales”, que realizan la mayor parte de las funciones de una secretaria ordinaria para aquellas empresas que no tienen la oportunidad de alquilar una oficina o simplemente no lo hacen por ahorro de costos. Por separado, cabe destacar la importancia de la comparecencia del secretario. La secretaria debe vestirse con un estilo de negocios, evitar maquillajes y peinados brillantes, extravagantes e inapropiados.

Este documento contiene todas las responsabilidades relacionadas con las actividades del empleado. Además, la descripción del trabajo contiene los derechos del empleado y una descripción de los requisitos para él. Este documento contiene información sobre quién deberá reemplazar al empleado durante su ausencia. También vale la pena señalar el hecho de que, si es necesario, la descripción del puesto puede revisarse y modificarse. Esto puede suceder en los siguientes casos.

• Cambio de funciones del secretario asistente.
• La aparición de cambios en la documentación de la organización.
• La aparición de cambios en la estructura de la organización.

A continuación se detallan las principales responsabilidades del subsecretario.

• A menudo, la persona en este puesto es responsable de proporcionar material de oficina a la oficina. También debe pedir comida si es necesario. La responsabilidad directa de la secretaria es ordenar un enfriador de agua y controlar su llenado.
• La secretaria asistente debe atender las llamadas del gerente y hacerlas "filtradas".
• También debe organizar el procedimiento para recibir visitantes.
• La persona en este puesto reporta directamente al CEO de la empresa. Así, la mayor parte de las funciones realizadas estarán relacionadas con sus solicitudes y órdenes.
• La lista de funciones también incluye la recepción y envío de la correspondencia recibida y enviada, la preparación de los documentos necesarios a solicitud del director general, el control de los documentos que el director debe firmar.
• El secretario también transfiere la información necesaria del director a los empleados y viceversa, llama a los empleados al director según sea necesario.
• Este empleado también interactúa frecuentemente con el departamento de administración. A veces puede coordinar con los empleados de este departamento el suministro de material y equipo de oficina. A diferencia del primer punto descrito anteriormente, este punto no siempre se detalla en las descripciones de funciones del subsecretario.
• La secretaria debe reservar boletos de avión y reservar habitaciones de hotel en caso de que el director u otros empleados vayan de viaje de negocios.
• En algunas organizaciones, se requiere que la secretaria notifique a la gerencia y / u otros empleados sobre las próximas celebraciones, cumpleaños y días festivos de los empleados. A veces, esto lo hace un especialista en recursos humanos.
• Todos los días, la secretaria debe preparar la oficina del director para el comienzo de un nuevo día: encender la luz, el equipo de oficina (impresora, computadora, etc.), preparar los documentos necesarios.

La secretaria asistente debe ser responsable del flujo de documentos y no tiene derecho a revelar información confidencial. Dicho empleado es responsable de la seguridad de los documentos y su presentación oportuna a las autoridades. El secretario es responsable del incumplimiento de los deberes prescritos en la descripción del puesto, es decir, del incumplimiento de sus funciones laborales, incluidas las infracciones como llegar tarde. Un empleado puede tener problemas si es negligente al trabajar con la documentación.

La responsabilidad recae en la divulgación de información confidencial que pertenece a la categoría de "secretos comerciales". Se prohíbe a un empleado dañar el inventario, en particular, los muebles que se le proporcionen o que pertenezcan a la empresa. La secretaria es responsable de tratar a los empleados sin tacto o con rudeza. Dado que se comunica con todos los demás empleados casi a diario, el secretario debe ser diplomático y sin conflictos.

En primer lugar, el secretario asistente tiene derecho a solicitar a varios empleados varios documentos que necesita para trabajar. El secretario puede distribuir las llamadas telefónicas recibidas en función de su importancia a su discreción. Lo mismo se aplica al procedimiento para recibir visitas en la recepción. También puede exigir explicaciones a los empleados si ha habido una infracción disciplinaria. La secretaria asistente también tiene acceso a documentos clasificados como "confidenciales".

Solo el director ejecutivo puede despedir o contratar a dicho empleado, y no el jefe de un departamento o departamento, como en otros casos. Lo mismo se aplica a la imposición de reprimendas. El secretario puede hacer sugerencias para que la gerencia mejore la gestión de documentos o las prácticas de gestión. También puede optimizar algunos flujos de trabajo. Como cualquier otro empleado, tiene derecho a exigir la creación de condiciones de trabajo cómodas e incluso puede exigir verbalmente explicaciones a los empleados que violen la disciplina laboral.

Como regla general, el trabajo del secretario se evalúa sobre la base de su diligencia y eficiencia. Por lo tanto, otras habilidades son secundarias. El empleado debe poder comunicarse con la gente, negociar, tener un discurso bien pronunciado. Debe poder resolver varios problemas organizativos, utilizar programas de Microsoft Office: Excel, Power Point, Word y otros.

No existen requisitos estrictos para la educación, así como para la especialidad recibida. Sin embargo, debe haber educación, aunque sea secundaria especializada. Se prefieren los graduados en derecho debido a que la mayor parte de su trabajo está relacionado con el mantenimiento de registros. Es deseable una experiencia laboral de al menos 1 año. Una alternativa a la experiencia laboral puede estar tomando cursos de formación de secretariado.

En empresas extranjeras, es posible que se requiera que un futuro empleado conozca un idioma extranjero en particular. El secretario debe poder expresar correctamente sus pensamientos, escribir y redactar documentos sin errores gramaticales.

La demanda de esta profesión es grande. Como regla general, estas actividades se adaptan mejor a los jóvenes profesionales que se han graduado recientemente de instituciones educativas. Esta actividad es una gran oportunidad para conocer la estructura del trabajo de la empresa. Se cree que en este puesto se pueden adquirir las buenas habilidades de un futuro buen gerente. Dado que el secretario asistente desempeña una amplia gama de funciones, es un empleado importante y necesario incluso para las empresas más pequeñas.