Profesión secretaria-mecanógrafa

Las máquinas de escribir desaparecieron y fueron al museo, pero la necesidad de una persona que recopile documentos, los guarde en las carpetas correctas, se reúna con los visitantes y responda a las llamadas telefónicas no ha desaparecido. En el artículo, le informaremos sobre la profesión de "secretaria-mecanógrafa" en el mundo moderno: sus características, requisitos y dónde se necesitan estos especialistas en la actualidad.

Una secretaria mecanógrafa es uno de los puestos de secretaría junior. Aunque hoy en día este especialista ya no trabaja en una máquina de escribir, sino en una computadora, el nombre se mantuvo no solo por tradición, sino también para enfatizar la naturaleza escénica del trabajo. (a diferencia de los puestos administrativos y de secretaría de rango superior: subdirector, secretario-ayudante, empleado, director de oficina).

La información sobre la profesión, las funciones desempeñadas están contenidas en dos documentos:

• "Libro de referencia unificado de calificaciones de puestos de gerentes, especialistas y otros empleados", abreviado como EKS (anteriormente llamado ETKS);
• Norma profesional "Especialista en gestión organizativa y documental de la organización".

La prioridad de aplicación es el estándar profesional. Está adaptado a las particularidades del mercado moderno, contiene una descripción más completa y detallada de las funciones laborales.

El estándar profesional clasifica el puesto de secretaria-mecanógrafa en el 3er nivel de calificación. - es decir, sus funciones implican el control del trabajo por parte de un especialista senior, un mínimo de decisiones independientes y funciones de gestión.

La tarea principal de la secretaria-mecanógrafa es un conjunto de textos y documentos, reproducción y sistematización de la información según una plantilla. (escaneo, copia, reimpresión de documentos, cumplimentación de formularios estándar, clasificación de correspondencia, registro de documentos entrantes y salientes).

Como cualquier profesión, la profesión de secretaria mecanógrafa tiene sus propias características:

• el trabajo se caracteriza por un carácter bastante estresante, mientras que el empleado debe ser capaz de realizar un trabajo monótono de mecanografía, y comunicarse con las personas, ser el rostro y la voz de la empresa.
• no hay una lista rígida de deberes: el secretario lleva a cabo varias órdenes del jefe;
• este puesto es un excelente comienzo para una carrera y una oportunidad de adquirir experiencia útil para un futuro gerente;
• el trabajo se considera femenino (esto incluso se refleja en el título), aunque los secretarios masculinos no son menos solicitados;
• la habilidad principal es construir relaciones correctamente con el equipo, y no la velocidad de escribir.

Sobre la base de los requisitos generalizados del estándar profesional, se desarrolla una descripción interna del puesto en cada organización, el documento principal que regula los derechos y obligaciones del empleado.

Es en este documento donde se determina la lista de funciones realizadas por un empleado en una organización en particular. En una instrucción típica, la funcionalidad puede simplemente repetir las disposiciones correspondientes de la norma (anteriormente, la sección "Responsabilidades" a menudo se copiaba completamente del CEN). Por lo general, las instrucciones tienen los siguientes puntos:

• imprime varios materiales en la dirección de la cabeza;
• organiza conversaciones telefónicas del jefe.

Si es necesario, los elementos se pueden especificar, especificar y el alcance de las responsabilidades, expandirse o reducirse en comparación con el estándar, si así lo requieren las especificaciones de la organización. Por ejemplo, para la secretaria-mecanógrafa de la escuela, se pueden indicar puntos que organiza la emisión de certificados que confirman el trabajo o estudio en la escuela, lleva un registro de estudiantes. Y en una empresa comercial, estas pueden ser disposiciones sobre el mantenimiento de un diario de viaje de los mensajeros y la emisión de los certificados pertinentes.

El estándar profesional establece los requisitos mínimos para el nombramiento de una secretaria-mecanógrafa; para ello, una educación secundaria completa es suficiente.

Los cursos especializados serán una ventaja adicional. Además, ni el CEN ni el estándar profesional limitan en modo alguno los requisitos para el certificado de finalización de dichos cursos. Por tanto, puedes elegir cualquier programa de formación para secretarias de una enorme lista de propuestas de centros de formación públicos y privados.

Aunque la secretaria mecanógrafa no requiere una formación académica y un conocimiento académico serios, necesita un gran conjunto de habilidades prácticas:

• habilidades informáticas seguras, conocimiento de programas de oficina, capacidad para trabajar con equipos de oficina, alfabetización, velocidad de escritura rápida;
• la capacidad de trabajar con documentación en el marco de su competencia: conocer las reglas para redactar documentos estándar, cartas de servicio, reglas para clasificar y registrar correspondencia y otros documentos;
• desarrolló habilidades de comunicación, la capacidad de establecer relaciones con socios, clientes, empleados, conocimiento de la ética y la etiqueta de la comunicación comercial, reglas para trabajar con datos confidenciales y patentados;
• conocimiento de la normativa que rige el trabajo.

Un especialista debe tener no solo habilidades profesionales, sino también ciertas cualidades personales: debe ser seguro, educado, emocionalmente estable, ser capaz de navegar rápidamente la situación, resolver conflictos, trabajar tanto en modo multitarea como en modo de trabajo rutinario, tener alta autoorganización, atención y responsabilidad.

Anteriormente, las secretarias de mecanógrafos trabajaban en oficinas de máquinas. Hoy en día el trabajo de este especialista es más demandado en las siguientes organizaciones:

• en el estado, estructuras administrativas;
• en instituciones educativas (escuela, colegio, universidad);
• en bufetes de abogados, abogados privados, notarios;
• en los archivos.

Además, se puede abrir una vacante en cualquier otra organización. Al mismo tiempo, en las empresas privadas, el puesto puede llamarse no solo el secretario-mecanógrafo, sino también el secretario-administrador, el secretario de la recepción, el secretario.